Už je to tady zase! Hromada papírování, daňové formuláře, termíny a připomínání zaměstnancům, že ne, opravdu to nevyplní samo. Pokud jsi už někdy na poslední chvíli honil/a podpisy na růžových formulářích nebo si v červnu vzpomněl/a, že ELDP stále není odeslaný, tak právě pro tebe je tenhle plán s HR úkoly , abys na nic nezapomněl/a.
📌 Co a kdy řešit?
Zaměstnanci mají jiné priority než vyplňovat formuláře, takže čím víc jim to usnadníš, tím méně dotazů a stresu tě čeká.
📜 Jednotlivé HR úkoly a jejich průběh
Leden: Podepisování Prohlášení poplatníka daně
Tento formulář je velmi důležitý, protože umožňuje zaměstnancům uplatnit různé daňové slevy.
Jde například o základní slevu na poplatníka, která v roce 2025 činí 30 840 Kč ročně, tedy 2 570 Kč měsíčně. Dále může zaměstnanec uplatnit například slevu na dítě nebo invaliditu. Pokud například zaměstnanec neuplatní základní slevu, zaplatí na dani o 2 570 Kč více každý měsíc, než by musel.
Je ale důležité si pohlídat, že Prohlášení poplatníka daně lze v jednom měsíci podepsat pouze u jednoho zaměstnavatele. Pokud zaměstnanec pracuje například na plný úvazek u jednoho zaměstnavatele a zároveň má vedlejší pracovní poměr u jiného, může podepsat prohlášení pouze u jednoho z nich. Kdyby ho podepsal u obou, hrozí mu doplatek daně při ročním zúčtování.
Příklad:
Pokud má zaměstnanec Pepa podepsané prohlášení u firmy A a začne pracovat na DPČ u firmy B, nemůže ho podepsat znovu – prohlášení lze mít vždy jen u jednoho zaměstnavatele v daném měsíci.
Co se mu vyplatí? Pokud je jeho hlavní příjem u firmy A, měl by si tam slevu ponechat. Výše příjmu hraje roli proto, že sleva se nejprve odečítá od vypočtené daně. Pokud je příjem nízký a daň nižší než sleva, nemusí ji zaměstnanec využít naplno. V takovém případě by mohl zvážit uplatnění slevy u firmy, kde má vyšší příjem.
Jak postupovat? Nechat slevu u firmy A a u firmy B platit zálohovou daň – tu lze při ročním zúčtování získat zpět. Pokud by měl v DPČ do 4 000 Kč a nepodepsal prohlášení, bude mu strhávána srážková daň, kterou už zpět nezíská.
A co když máš zaměstnance na DPP nebo DPČ? Tady platí trochu jiná pravidla. Pokud jejich příjem nepřesáhne 10 000 Kč u DPP nebo 4 000 Kč u DPČ a nemají podepsané Prohlášení poplatníka daně, automaticky se jim strhne srážková daň, kterou už nelze získat zpět. Pokud by ale prohlášení podepsali, nebo jejich příjem překročil uvedené limity, platila by se zálohová daň, kterou si mohou v ročním zúčtování uplatnit a případně dostat přeplatek.
Abys měl/a vše pod kontrolou, stáhni si aktuální formulář zde a informuj zaměstnance, proč je důležité, aby ho vyplnili správně a včas.
Připrav pro ně materiály, třeba FAQ, krátký video návod nebo vyplněný vzor formuláře. Pokud pracuješ v menší firmě, můžeš zaměstnance instruovat individuálně, ale to nechám na tobě 😊.
Jakmile budou formuláře podepsané, je potřeba je předat mzdové/mu účetní/mu a zajistit jejich odeslání na finanční úřad. Kopie si raději archivuj pro případné budoucí kontroly.
📌 Shrnutí klíčových bodů:
- Základní sleva na poplatníka v roce 2025 činí 30 840 Kč, tedy 2 570Kč/měsíc.
- Prohlášení poplatníka lze podepsat pouze u jednoho zaměstnavatele v daném měsíci.
- U DPP do 10 000 Kč a DPČ do 4 000 Kč se bez podepsaného prohlášení strhává srážková daň místo zálohové.
- Formulář je nutné odeslat na finanční úřad a zároveň archivovat pro případné kontroly.
Únor – Březen: Roční zúčtování daně
Tohle je část roku, kdy si zaměstnanci mohou zažádat o vrácení přeplatků na dani, pokud uplatňují například slevu na úroky z hypotéky, životní pojištění nebo dary. Pokud pracují pouze u jednoho zaměstnavatele, mohou ho požádat o zpracování ročního zúčtování daně, což jim ušetří starosti s podáním vlastního daňového přiznání. Většina firem tuto možnost nabízí pro své zaměstnance. Pokud ale má zaměstnanec další příjmy, například z jiného zaměstnání nebo jako OSVČ, obvykle si bude muset daňové přiznání řešit po své ose. V takovém případě si může vybrat, zda si ho podá sám, nebo využije služeb daňového poradce.
Než začne sběr dokumentů, dej zaměstnancům jasně vědět, co všechno budou potřebovat a do kdy to mají odevzdat. Připrav seznam požadovaných potvrzení, aby měli vše potřebné včas k dispozici.
Jaké dokumenty budou zaměstnanci potřebovat?
- Potvrzení o zaplacených úrocích z hypotéky: Tento dokument zaměstnanci obdrží od své banky a slouží k uplatnění odpočtu úroků z úvěru na bydlení.
- Potvrzení o zaplaceném životním pojištění: Pojišťovny vystavují potvrzení o částkách zaplacených na soukromé životní pojištění, které lze odečíst od základu daně.
- Potvrzení o příspěvcích na penzijní připojištění nebo doplňkové penzijní spoření: Tato potvrzení vydávají penzijní společnosti a umožňují snížit daňový základ o příspěvky na penzi.
- Potvrzení o poskytnutých darech: Pokud zaměstnanec daroval finanční prostředky či majetek na veřejně prospěšné účely, potřebuje potvrzení od příjemce daru pro uplatnění odpočtu.
- Potvrzení o zaplacených odborových příspěvcích: Členové odborů mohou uplatnit odpočet za zaplacené příspěvky na základě potvrzení od odborové organizace.
- Potvrzení o úhradě za zkoušky ověřující výsledky dalšího vzdělávání: Pokud zaměstnanec absolvoval zkoušky dalšího vzdělávání, může si na základě potvrzení o úhradě snížit daňový základ.
Jakmile začneš sbírat podklady, sleduj, kdo už dokumenty odevzdal a kdo ještě ne. Včasné připomenutí pomůže předejít stresu na poslední chvíli. Po uzávěrce vše pečlivě zkontroluj a odešli podklady mzdové/mu účetní/mu. Nakonec zaměstnancům sděl, jak zúčtování dopadlo.
📌 Shrnutí klíčových bodů:
Pro usnadnění si můžeš potřebné formuláře stáhnout zde.
- Zaměstnanci mohou žádat o vrácení přeplatku na dani, pokud uplatňují odpočty (např. hypotéka, životní pojištění, dary).
- Žádost o roční zúčtování musí být podána do 15. února.
- Zaměstnanec musí dodat potřebná potvrzení – například od banky nebo pojišťovny.
- Výsledek zúčtování by měl být zaměstnancům jasně komunikován, aby věděli, kolik jim bude vráceno.
- Po uzávěrce je nutné veškeré podklady správně archivovat pro případné kontroly.
Duben – Červen: Evidenční list důchodového pojištění (ELDP)
Evidenční list důchodového pojištění (ELDP) hraje zásadní roli při výpočtu budoucího důchodu zaměstnanců. Pokud nejsou správně zaznamenány odpracované roky a příjmy, mohou v budoucnu nastat problémy s nárokem na důchod nebo s jeho výší. Proto je klíčové, aby všechny údaje byly přesné a odeslané včas.
Nejprve si ověř, že údaje v mzdovém systému souhlasí – zkontroluj odpracované měsíce, výši příjmů a další důležité informace. Připrav seznam zaměstnanců, kterých se ELDP týká, a dej jim možnost údaje překontrolovat. Formuláře a pokyny k vyplnění najdeš zde.
Jakmile máš jistotu, že je vše v pořádku, pošli ELDP zaměstnancům k podpisu a následně ho elektronicky nebo poštou odešli na ČSSZ. Kopie si raději archivuj, aby bylo možné v budoucnu vyřešit případné dotazy nebo nesrovnalosti.
📌 A jak to všechno časově zvládnout? Ideální harmonogram by mohl vypadat takto:
| Termín | Úkol pro HR | Doporučená akce |
| Do 5. ledna | Připravit formuláře Prohlášení poplatníka | Stáhnout aktuální verzi, nahrát na HR portál, poslat zaměstnancům s instrukcemi |
| Do 15. ledna | Informovat zaměstnance | Poslat e-mail, přidat upomínku do firemního kalendáře, nabídnout konzultace |
| Do 31. ledna | Sbírat a odevzdat podepsaná prohlášení | Připomenout opozdilcům, odeslat na finanční úřad, archivovat kopie |
| Do 31. března | Uzavřít roční zúčtování daně | Odeslat podklady mzdové/mu účetní/mu, informovat zaměstnance o výsledcích |
| Do 30. června | Odeslat ELDP na ČSSZ | Zkontrolovat finalizaci, archivovat kopie |
💡Praktické tipy, jak si usnadnit práci:
🔹 Jak poradit zaměstnancům s vyplněním? Natoč krátké video tutoriály, vytvoř manuály nebo printscreeny vyplněných formulářů. Vše můžeš uložit na intranet, sdílený disk (Teams, SharePoint) nebo poslat e-mailem. Čím víc materiálů jim nabídneš, tím méně dotazů budeš řešit individuálně.
🔹 Jak ideálně komunikovat? Ne každý zaměstnanec čte pravidelně e-maily nebo má přístup k firemnímu intranetu. Informace proto kombinuj – rozešli je e-mailem, informuj skrze vedoucí týmů, zmiň je na firemních meetinzích a přidej i do firemního newsletteru. Zásadní termíny připomeň minimálně tři týdny předem.
🔹 Jaké si dávat časové rezervy? Počítej s tím, že vždycky bude někdo opozdilec. Nastav si interní termíny o 5–7 dní dříve než oficiální deadline, aby ses vyhnul/a stresu. Přidej si také pár dní na kontrolu vyplněných dokumentů, aby ses vyhnul/a chybám a zbytečnému dohánění na poslední chvíli.
🔹 Jak udržet přehled? Vytvoř si jednoduchý tracker v Excelu nebo používej HR systém, kde si označíš, kdo už dokumenty odevzdal a kdo se na to ještě ani nepodíval. Pomůže ti to efektivně sledovat, kde je potřeba připomenutí. Pokud nechceš pracovat s tabulkami, můžeš využít online nástroje jako Trello nebo Asanu, kde snadno přiřadíš úkoly, nastavíš termíny a budeš mít jasný přehled o stavu dokumentů.
🔹 Individuální přístup? Pokud nemáš stovky zaměstnanců, může být individuální přístup efektivnější. Uspořádej krátké schůzky, kde vše vysvětlíš, nebo nastav konzultační hodiny, kdy se na tebe mohou obracet s dotazy. Také můžeš vytvořit sdílený chat (např. v Teams nebo Slacku), kde se budou odpovědi řešit kolektivně.
Pamatuj: Čím lépe proces nastavíš a odkomunikuješ, tím méně zmatků a dotazů tě čeká. A to znamená klidnější sezónu nejen pro tebe, ale i pro celý HR tým! 😉
